Podmienené formátovanie ľavou zadnou…

Aj vy dodávate denne alebo týždenne svojmu šéfovi excelovský report o výsledkoch svojho tímu, siete pobočiek alebo produktových portfólií? Prehľad výkonov, obratov, ziskov alebo počtu zákazníkov?

Zvyčajne tieto reporty, vygenerované z ERP systému do excelu, sú len suchý súbor čísiel a textov a na ich interpretáciu potrebujete čas. Vy a aj váš šéf. Naučíme vás, ako si reporty sprehľadniť.

Kurz: Excel II.

Lektor: Mgr. Ing. Ján Tóth

Opäť sme zasadli do lavíc na kurze v IT Learning. Skupina sme veľká, až mám obavy, či to bude produktívne. Prichádza lektor a po prvých 30 minútach mi je jasné, že moje obavy boli zbytočné. Ing. Tóth ovláda to, čo školí a školiť teda vie výborne! Začíname krátkym predstavením, zo strany lektora i jednotlivých účastníkov. A potom ideme na to. Prechádzame lištu nástrojov po poradí, od „Domov“ a jednoduchých úkonov, ktoré sa učia na Excel I. Prečo? Dôvod len dedukujem, ale je podľa mňa jednoduchý a logický – ak prejdeme všetko (rýchlym tempom, samozrejme), lektor si skontroluje, či máme všetci poznatky na úrovni Excel I. a teda či môže nadviazať ďalej. Občas sa dozvedám aj ja informácie, ktoré som doteraz nepoznala, niekoľko klávesových skratiek, ktoré si hneď značím, pretože mi uľahčia v budúcnosti prácu:

CTRL home ……. choď na A1

CTRL hviezdička ………… vyber všetko a ostaň na poslednej bunke (keď dáte CTRL A, tak ostane na prvej bunke)

K Podmienenému formátovaniu sa dostávame až popoludní. Podmienené formátovanie je funkcia, ktorá automaticky formátuje bunky tabuľky na základe VAŠEJ podmienky. Napríklad všetko nad 5 000 vyfarbí na zeleno. Takže si jednoducho vo svojom dennom reporte definujete, čo chcete zvýrazniť. Aké sú parametre hodnotenia vašich výkonov. Obrat za včera nad 5 000 eur je výborne a pod 3 000 eur je slabo? Podmienené formátovanie vám vyfarbí všetko nad 5 000 eur na zeleno a všetko pod 3 000 eur na červeno.

Ako na to?

1. Vo svojej tabuľke denného (týždenného, mesačného) reportu si vyznačte stĺpec s obratmi (keďže sme si ako parameter stanovili obrat).
2. Na ovládacej lište musíte byť v časti SÚBOR. Na PÁSE S NÁSTROJMI nájdite tlačidlo PODMIENENÉ FORMÁTOVANIE.
3. Vyberte PRAVIDLÁ ZVÝRAZŇOVANIA BUNIEK.
4. Vyberte VäČŠIE AKO.
5. Otvorí sa vám okno s textom „Vybrať bunky, ktoré sú väčšie ako“ a doplňte svoju hodnotu 5 000 eur, ako sme si stanovili v našom modelovom príklade.
6. Na pravej strane okna je prednastavený návrh vyfarbiť na svetločerveno, tu si môžete zvoliť vyfarbenie podľa vlastných potrieb. Keďže hodnotíme obrat a ten čím je vyšší, tým je lepší a dobré výsledky zvyčajne nedávame červeným, tak som si vybrala svetlozelenú s tmavozeleným textom. Máte možnosť sa s tým aj pohrať a vytvoriť si vlastné farebné hodnotenia.
7. Moja tabuľka denného reportu obratov zrazu dostala prvú farbu – obraty členov tímu, ktorých môžeme hodnotiť ako vynikajúcich, čiže ich obrat za včera bol nad 5 000 eur, sa podfarbili na zeleno.
8. Potrebujeme však vyznačiť i tých, ktorí sú na úrovni slabej, aby sme s nimi mohli manažérsky pracovať ďalej, zistiť dôvody, nastaviť opatrenia a pod. Aby sme ich dlho v dennom reporte nemuseli hľadať, označíme ich výsledky červenou.
9. Vo svojej tabuľke denného reportu si vyznačte stĺpec s obratmi.
10. Na ovládacej lište musíte byť stále v časti SÚBOR. Na PÁSE S NÁSTROJMI nájdite tlačidlo PODMIENENÉ FORMÁTOVANIE.
11. Vyberte PRAVIDLÁ ZVÝRAZŇOVANIA BUNIEK.
12. Vyberte MENŠIE AKO.
13. Otvorí sa vám okno s textom „Vybrať bunky, ktoré sú menšie ako“ a doplňte svoju hodnotu 3 000 eur, ako sme si stanovili v našom modelovom príklade.
14. Na pravej strane okna je prednastavený návrh vyfarbiť na svetločerveno s tmavočerveným textom. Dajte OK.

A naša tabuľka je zrazu prehľadnejšia a ľahšie interpretovateľnejšia: všetkým zeleným pošli gratuláciu k včerajšiemu výkonu a všetkým červeným sa dnes viac venuj, aby ich dnešný výkon bol lepší ako včera.

Netreba skončiť len týmto jednoduchým formátovaním. V exceli nájdete ďalšie možnosti, len si k tomu treba sadnúť a pohrať sa s tým. Alebo viete čo? Prídite na kurz do IT Learning. Je leto, mesto akosi utíchlo, skrátka je ideálny čas sa niečo nové naučiť. Takže, vidíme sa! 🙂

Vaša Martina

Záverečné zhrnutie:

+ kurz pre pokročilých, nadväzuje na Excel I.

+ ponechaný priestor na otázky z vašej praxe

+ skvelý lektor