Tipy a triky v Exceli 6 – klávesové skratky

V seriáli Tipy a triky v Exceli prinášame odpovede na otázky účastníkov súvisiace s Excelom, ktoré nie sú bežne v osnove našich kurzov, alebo s nimi pracujeme na kurze len v obmedzenom rozsahu. Seriálom vytvárame postupne mozaiku odpovedí, ktoré by mohli pomôcť pri práci s Excelom i vám…
Toto je šiesta časť, v ktorej uvádzame klávesové skratky v Exceli, ktoré uľahčujú prácu, zrýchľujú ju, prinášajú vyššiu efektivitu.

Poviete si, že by mal byť obsah tohoto článku v tabuľke, ktorú si stiahnete, pretože nemáte čas všetko čítať? Alebo že potrebujete len jednu konkrétnu skratku a ostatné vás nezaujímajú? Odpoveď nájdete v závere článku. Ten je určený aj tým, ktorí žijú rýchlym tempom a na čítanie nemajú čas 🙂

Klávesové skratky v Exceli

V začiatkoch používania Excelu som sa tešil, keď som ako samouk objavil niekoľko skratiek a používal ich. Sporadicky.
Na kurze Excelu, ktorý som neskôr absolvoval, som zistil, že tak ako má Excel v sebe niekoľko stoviek funkcií, má aj desiatky skratiek a efektívnych postupov (dnes už viac ako dvesto). Umožňujú pracovať rýchlo a naozaj efektívne.

Niektoré príkazy fungujú na klik či dvojklik myšou, na veľkú časť však stačí klávesnica. S vývojom pribúdajú v novších verziách a aktualizáciách ďalšie spôsoby uľahčenia práce. Všimli ste si ikonky a okienka v pravom dolnom rohu vybranej oblasti napríklad po jej kopírovaní, ktoré sa menia a ponúkajú ďalšie kroky alebo možnosti podľa toho, v ktorom kroku sa práve nachádzate?

Krátky príbeh zo života

Na jar 2019 sa objavil na našom kurze Excelu pre začiatočníkov v IT Learningu pán, ktorý pri odpovedi na otázku týkajúcu sa svojich aktuálnych skúseností uviedol, že má s Excelom dosť skúseností, pretože s ním denne pracuje takmer 10 rokov.
– A prečo ste prišli na jednotku, pre začiatočníkov? – spýtal som sa.
– Väčšinu poznatkov, ktoré mám, som sa naučil z potreby, z nutnosti. Moje vedomosti sú ako u samouka. Viem kadečo, veľa, ale nemám systém a potrebujem to upratať… A naučiť sa pracovať v Exceli rýchlo a efektívne.
Aha! Upratať. A žeby sa prišiel naučiť skratky?

Možno hej. Takmer každý desiaty účastník našich Excel kurzov je na tom podobne.
Chválim ich, lebo nielen, že kadečo už vedia vedia, ale si tiež uvedomujú, že dobré základy sú výborné východisko k napredovaniu. Pretože na ďalších kurzoch skratky potrebné na efektívnu práci už len spomenieme, ale neupratujeme. Používame ich.

Poďme upratovať!

Kedy použiť myš a kedy skratku?

Pri práci používame to, čo je v konkrétnej situácii najefektívnejšie. Sekundy, ktoré denne človek stráca tým, že používa iba myš alebo iba klávesnicu, sa počítajú. Vďaka optimálnej voľbe ich vieme ušetriť dva, tri aj štyri razy viac. A v dennom súhrne to môže byť pokojne aj 10-15 minút.
Extrém úspory pri jednej „skratke“ mi povedala jedna účastníčka kurzu po ukážke operácie, kde bolo treba len vedieť čo označiť a kde dvojkliknúť – podľa jej slov to bola neuveriteľná, takmer okamžitá úspora pol dňa jej práce každý mesiac.

Čo teda skôr? V prípade, že máme práve prsty na klávesnici, použijeme na vykonanie požadovanej operácie klávesovú skratku. Ak držíme myš a nemusíme ňou špacírovať na opačný koniec pracovnej plochy pri hľadaní správnej ikonku na kliknutie, použijeme myš. Inak klávesovú skratku.
Aby sme pracovali efektívne, potrebujeme poznať, samozrejme, obe možnosti 🙂

Rozdelenie skratiek v Exceli

Oficiálne rozdelenie som nikde nenašiel. Podľa vstupného ovládacieho nástroja Excel pracuje v podstate zatiaľ len s klávesnicou a myšou (uvidíme, čo prinesie budúcnosť).

Z klávesnice môžeme použiť dva typy skratiek – stlačenie kombinácie viacerých klávesov, alebo stlačenie postupnosti klávesov (prípadne ich kombináciu).
Oovládanie myšou má tiež svoje rozdelenie; môžeme klikať priamo na nástroje (ikony) rozmiestnené na kartách menu, alebo používať skratky – nástroje z kontextovej ponuky, ktorej obsah sa mení v závislosti od situácie a polohy (objaví sa po kliknutí pravým tlačidlom myši na bunku/výber, alebo na ikonu v pravom dolnom rohu výberu po uskutočnení operácie).

Ako rozumieť klávesovým skratkám

Keď povieme „klávesové skratky Excel, alebo Word“, väčšine sa vybavia práve skratky, ktoré používajú kombináciu klávesov. Kombinácia klávesov môže byť súčasná alebo postupná.

Použitie klávesovej skratky prvého typu vyžaduje súčasné stlačenie dvoch alebo viacerých klávesov. Toto sa zvyčajne v texte zapisuje znakom plus (+), prípadne mínus (-). Napríklad známa klávesová skratka na kopírovanie je Ctrl+C (je možné použiť malé c :)).
Tento typ skratiek funguje pri súčasnom stlačení klávesov. To „súčasné“ však netreba brať doslovne. Aby tieto skratky fungovali, treba dodržať pravidlo stlačenia klávesov – najprv stlačíme potrebný riadiaci kláves alebo ich kombináciu (Ctrl/Shift/Alt) a kým ich držíme, ťukneme písmeno. V prípade Ctrl+C stlačíme kláves Ctrl a kým ho držíme, ťukneme C. Príkaz sa vykoná a môžeme oba stlačené klávesy pustiť.

V prípade skratiek vzniknutých postupnosťou klávesov sa používa pri zápise oddeľovanie čiarkou (,). Napríklad Alt, Ť, 8 umožní vytvoriť kontingenčnú tabuľku z údajov, v ktorých sa nachádza aktuálne aktívna bunka (Ť môže byť aj malé, teda kláves na ktorom je hore na slovenskej klávesnici 5). Tento typ skratiek bude funkčný pri postupnom stláčaní klávesov v predpísanom poradí – stlačíme prvý kláves, pustíme ho, stlačíme druhý kláves, pustíme, tretí kláves,… pričom poradie je dôležité!

Poznámka: Klávesové skratky v tomto článku sa vzťahujú na slovenskú klávesnicu, pri iných jazykových rozloženiach klávesov nebude časť z nich fungovať. Ak na internete nájdete iné klávesové skratky, je možné, že nebudú fungovať kvôli jazykovej verzii klávesnice, verzii alebo aktualizácii Excelu, resp. verzii programového balíka MS Office. Vplyv na fungovanie môže mať i konfigurácia počítača, najmä operačný systém a… samozrejme vy.
Že vy nie? Ak budete stláčať kláves Ctrl v presvedčení, že je to Alt, skratka nebude fungovať vôbec, alebo bude fungovať inak. Stane sa to občas aj skúseným. 😀
Vtedy – a nielen vtedy – situáciu zachráni klávesová skratka Ctrl+Z (odvolá, vráti poslednú operáciu).

Klávesové skratky – kombinácie

Kombinované skratky bývajú dvoj- a viacklávesové. V Exceli a vôbec Office sú zatiaľ len trojklávesové (firma Adobe používa v programoch napr. aj 4-klávesové).
Skratky tejto skupiny sa používajú na rýchly presun aktívnej bunky (napr. na začiatok/koniec riadku/stĺpca v tabuľke), alebo rýchly výber oblasti, na aktivovanie nástrojov, pri kopírovaní, na rýchle vkladanie znakov a symbolov,…

Klávesové skratky – vloženie písmen, symbolov, znakov

Významnú podskupinu klávesových skratiek pre Excel i Word tvoria skratky na vkladanie menej bežných písmen a znakov. Niekedy sa označujú ako klávesové skratky ALT. Túto časť klávesových skratiek využívajú najmä ľudia pracujúci s jazykmi, napríklad v kombinácii cudzieho jazyka a slovenčiny.
Zahraničné texty často obsahujú v slovách písmená, ktoré nie sú v slovenskej abecede, napríklad ö, ü a pod. Stále sa prepínať medzi klávesnicami pri písaní mien, názvov, regiónov atď. je otrava. Naostatok, ani vloženie veľkého Ô alebo Ä na slovenskej klávesnici nie je ľahké.
Matematici potrebujú (a poznajú) skratky pre znaky >, <, ⊃, ⊇ a pod., prípadne znak mocniny ^ (strieška). Iné profesie používajú iné špecialitky – znak priemeru, doláre, eurá, mriežky, svorkové zátvorky,…
Preto sú skratky operačného systému Windows na vkladanie znakov a symbolov naozaj obľúbené.

Skratky na vkladanie písmen, znakov, symbolov môžu byť tiež tvorené rôznymi kombináciami klávesov. Najrozšírenejšie sa používa v Exceli i Worde vkladanie skratiek písmen pomocou ľavého Alt a číselného kódu. Niektoré vybrané často hľadané znaky sú uvedené v tabuľke nižšie.

Ak túto oblasť potrebujete v praxi poznať podrobnejšie, o zapisovaní písmen, symbolov a znakov sa dočítate viac v samostatnom článku. Aké sú klávesové skratky pre euro, zavináč, and, dolár, opačné lomítko (lomku), priemer a ďalšie, vrátane vysvetlenia červenej hviezdičky na obrázku, zistíte presne tam.

Klávesové skratky – postupnosť (tzv. klávesové tipy)

Túto skupinu klávesových skratiek pozná a používa len malo ľudí. Pretože ju nepoznajú, hoci sú od nej len krok.
Ak vás občas znervózni, že sa vám na obrazovke pri položkách menu kariet objavia (po stlačení klávesu Alt) písmená v čiernych štvorčekoch a neviete, čo to znamená, asi ste už objavili, že kláves Esc vás vráti naspäť. Na vysvetlenie – kláves Alt je totiž kláves aktivujúci práve skupinu klávesových skratiek postupnosťou (klávesové tipy).

Po stlačení Alt sa objavia pri názvoch karier v menu čierne štvorčeky s písmenami ponúkajúce ďalší krok (platí od verzie Excel 2016). Po voľbe niektorého z písmen sa opäť zjavia čierne štvorčeky, tentoraz  pri nástrojoch na páse s nástrojmi, ktorý k zvolenej karte menu prislúcha. Ak je niektorý nástroj označený dvojpísmenom, napr. NA, treba ich stlačiť postupne po sebe. Napríklad postupnosť Alt, Ť, NA umožňuje po výbere vložiť do hárku čiarový graf.
Ako vidno na obrázku, tých čiernych štvorčekov s klávesovými tipmi je na každej karte naozaj dosť. Stlačte si Alt a vyberte niektorú kartu. Takto ako na obrázku to vyzerá v Excel 365 na karte Domov.

Poznámka: znaky s diakritikou môžete písať malé alebo aj veľké, funkčnosť sa nezmení.

V prehľade nižšie je niekoľko tipov z týchto skratiek, po vlastnom zoznámení sa určite nájdete niekoľko takých, ktoré budete s obľubou používať.

V prípade, že používate monitor s nižším rozlíšením, niektoré skupiny nástrojov sa skrývajú pod názvom panela. Tieto panely však nie vždy zobrazujú písmenovú skratku v čiernom štvorčeku (na obrázkoch vidno na príklade panela Ilustrácie na karte Vložiť). V prípade, že skratku poznáte, možno bude fungovať (veľa závisí od verzie OS a Office, ktoré máte). Ak nie, k nástroju na takomto paneli sa dostaneme opakovaným stláčaním klávesu tabulátora Tab. Po označení tabulátorom a následným Enter „otvoríme“ panel a ďalším stláčaním tabulátora sa dostaneme k potrebnému nástroju. Enterom ho aktivujeme.

Že toto nie je skratka? Nie je poctivá, ale poteší, keď sa vám o polnoci pokazí myš a nemáte náhradu 🙂

Poznámka: existujú aj klávesové tipy s písmenami, ktoré sa neobjavujú v čiernych štvorčekoch, nevidno ich, takže to nie sú tipy v pravom zmysle slova, avšak fungujú, ak ich zadáme. Napríklad postupnosť klávesov Alt, N, A otvorí okno Nastavenie automatických opráv dostupné inak zdĺhavejšie cez položku menu Súbor – Možnosti – Korekcie.

Záver

Nemáte čas všetko opakovane čítať a učiť sa skratky? Potrebujete len jednu konkrétnu skratku a ostatné vás teraz nezaujímajú? Predtým než si stiahnete, možno aj vytlačíte a začnete používať tento prehľad 50+4 klávesových skratiek pre Excel (.pdf), venujte ešte pár sekúnd nasledujúcemu textu.

Tip z praxe: ak chcete skratky naozaj efektívne pri práci s Excelom používať, zaraďte ich vedome do svojej činnosti ako pracovný nástroj, s ktorým sa učíte pracovať. V priebehu jedného až dvoch týždňov si na najčastejšie zvyknete, naučíte sa ich prekvapivo rýchlo a neskôr nebudete ani vedieť, kedy ich použijete. Asi tak ako keď preraďujete rýchlosť v aute…
Ak budete totiž do prehľadu pozerať iba vtedy, keď si spomeniete a budete sa spoliehať na jeho blízkosť, vaša pamäť nebude mať dostatočnú stimuláciu na zapamätanie si skratiek. Vedomé cvičenie vás začne posúvať hneď od zajtra na vyššiu úroveň práce s Excelom (i Wordom) a zistíte, ako je možné pracovať s Excelom (i Wordom) naozaj rýchlo.

Mimochodom – ak sa chcete skratkám venovať aj s podrobnejším výkladom lektora, sú súčasťou najmä kurzu Excel I – úvodný kurz pre začiatočníkov. Kurz nie je venovaný len úvodu do Excelu, ale aj efektívnej práci s ním. To oceňujú ľudia, ktorí s programom už pracujú niekoľko rokov, ale práca im trvá dlho a ich vlastné riešenia ich už neuspokojujú.

Dodatok ku krátkemu príbehu z úvodu.
Po kurze som sa pána spýtal, či sa mi podarilo pomôcť pri upratovaní jeho poznatkov z Excelu.
Jeho odpoveď bola:
– Áno, …a potešilo.
Usmial sa.
A na moju ďalšiu otázku, či sa naučil niečo nové zo skratiek, odpovedal:
– Áno, dve.
– Tak to vám za tie dva dni nestálo, – povedal som.
– Nooo, jedna z nich by mi denne ušetrila 10 minút…