Na kurzoch Excel-u dostávame s kolegami opakovane viacero otázok, ktoré zaujímajú účastníkov kurzov. Mnohé sú súčasťou osnovy a odpovede sú v obsahu kurzov. Na ich pripomenutie prinášame tieto tipy a triky. Toto je štvrtá časť z mozaiky tipov a trikov Excel-u, ktoré by mohli pomôcť pri práci s Excelom i vám…
V tomto článku o často používanej terminológii v Exceli – čo je čo v Exceli 🙂
Keď spustíme program Excel z operačného systému, na obrazovke sa objaví v ľavej zelenej tretine ponuka súborov, s ktorými sa pracovalo v Exceli v poslednej dobe. Po novej inštalácii Excel-u je táto plocha vľavo prázdna. Vpravo sa nachádza ponuka šablón inštalovaných v počítači.
Takto vyzerá úvodná obrazovka vo verziách Excel 2013, 2016 alebo 2019, iné verzie sa mierne líšia.
Otvoríme si prvú – prázdnu šablónu vľavo hore. Pred sebou máme čistý prázdny zošit. Označenie v strede hore Zošit 1 je pracovný názov aktuálneho súboru.
Súbory, s ktorými pracujeme v Exceli, nazvali autori Excelu zošity (sheets), súbory Wordu nazvali dokumenty a súbory PowerPointu prezentácie. Takéto bližšie označenie súborov v komunikácii pomáha jednoznačnejšiemu porozumeniu, o čom sa hovorí. Excelovský súbor pripomína vzhľadom vodorovne do strán roztiahnutý štvorčekový zošit, wordovský pripomína čistými listami nepopísaný dokument.
Pri prvom uložení pracovného súboru pomocou Ctrl+S nám Excel ponúkne možnosť vybrať si iný (výpovednejší) názov ukladaného zošita než Zošit 1 a tiež priečinok jeho umiestnenia.
Keď otvoríme niektorú zo šablón, alebo už existujúci excelovský súbor, pred nami sa spravidla objaví mriežkovaná plocha pripomínajúca do šírky roztiahnutú stránku štvorčekového zošita. Jednotlivé „štvorčeky“ – okná tejto mriežky nazývame bunky.
Ak túto mriežku nevidno, plocha je biela, skontrolujte, či je zafajknuté políčko Mriežka na karte Zobraziť. Ak je označené, môže byť mriežka neviditeľná kvôli použitiu bielej farby výplne buniek…
Jedna z buniek na ploche má zelený rámik. Túto bunku nazývame aktívna bunka.
Adresa bunky sa nachádza v poli názvov vľavo hore (pred riadkom vzorcov). Napríklad B7 znamená, že bunka sa nachádza v priesečníku stĺpca B a riadku 7.
Do bunky môžeme vkladať obsah, upravovať ho a tiež používať rôzne nástroje s ňou súvisiace. Meniť jej polohu v mriežke môžeme pomocou klávesov šípky, označením inej bunky kliknutím myši do plochy, alebo napísaním adresy novej aktívnej bunky do poľa názvov. Napríklad C4 🙂
Stalo sa vám už niekedy, že ste napísali do bunky v Exceli číslo (napríklad 50) a objavilo sa vám niečo iné? Napríklad 5000%? Je to dôsledok prednastavenej formátovacej vrstvy v štruktúre bunky…
Každá bunka má štruktúru – obsahuje viacero vrstiev. Štruktúre bunky a vrstvám sa venujeme podrobnejšie na kurze Excel I.
Keď hovoríme o makre v Exceli, platí to podobne aj pre Word, PowerPoint, či iné súčasti balíka MS Office. Pretože aj tam potrebujeme občas vykonávať postupnosť krokov, ktoré sme už v minulosti robili.
Ak robievame presne tie isté kroky vedúce k cieľu opakovane, napríklad pri dennom, týždennom, mesačnom alebo kvartálnom hlásení, je to strata času. Niektoré totiž zaberú pol, hodinu, hodinu, alebo aj pol dňa. Keby sme ich tam vedeli zautomatizovať…
Vieme. A práve na to slúži makro.
Makro je program, ktorý umožňuje opakovať preddefinovanú postupnosť krokov (operácii). Presnejšie je to postupnosť inštrukcií, ktoré chceme, aby Excel vykonal za nás.
Jednoduchšie makrá v Exceli nemusíme programovať, zložitejšie áno. Makrá definujeme – programujeme pomocou VBA (Visual Basic Aplication). VBA je programovací jazyk na vytváranie makier. Pomocou neho môžeme napríklad naprogramovať aj rozbaľujúci sa pohyblivý graf (makro na obrázku).
Ak sa chcete naučiť makrá používať, a s makrami pracovať, na kurze VBA I. si ukazujeme ako spraviť jednoduché makro bez programovania, na kurzoch VBA II. a III. ako makrá efektívne programovať a používať pre prax.
Excel používa značku – symbol dolára rôznymi spôsobmi. S humorom hovorím, že Američania sú do peňazí tak zamilovaní, že doláre nájdete v Exceli pohodené kade-tade. Aj tam, kde by ste ich nečakali 🙂
Prvý spôsob – asi najzrejmejšie použitie $ v Exceli je na označenie meny. Vtedy býva značka dolára spravidla na začiatku bunky. Napríklad $250 znamená 250 dolárov.
Znak dolára $ v tomto prípade nie je súčasť hodnoty bunky, je priradený k obsahu bunky ako súčasť formátovania bunky (viď vyššie tému bunky). Excel značku $ pri písaní automaticky presunie do úrovne formátovania, neberie ju ako textový symbol.
Druhý spôsob používa symbol $ na označovanie fixovaných buniek, riadkov alebo stĺpcov pri používaní absolútneho alebo kombinovaného adresovania buniek vo vzorcoch. Znak dolára používame takto v Exceli na to, aby sa pri kopírovaní vzorcov nemenili adresy vybraných buniek (alebo sa menil len v jeden údaj adresy).
Tretí spôsob použitia dolára v Exceli nájdeme vo funkciách. Funkcia DOLLAR umožňuje formátovať zdrojové bunky s číslami na menový formát, v ktorom je použitý znak $.
Ďalšie funkcie DOLLARDE a DOLLARFR prerátavajú zlomkové časti sumy v dolároch na mince (poldoláre, štvrťdoláre ap od.) alebo naopak. U nás sa používajú zriedka.
Mimochodom, znak dolára $ zapíšeme najľahšie kombináciou Alt+36 (na slovenskej klávesnici, pričom 36 vkladáme z numerickej klávesnice) alebo kombináciou Shift+4 (anglická klávesnica). V prípade potreby dolárov vo vzorci ich vieme umiestniť na požadované miesta pri označení riadka a stĺpca v odkaze na bunku opakovaným stláčaním klávesu F4 (blikajúci kurzor sa musí dotýkať v otvorenej bunke upravovaného odkazu na bunku).
Ako a kedy efektívne používať znaky dolárov v praxi, preberáme na kurze Excel II.
Kontingenčné tabuľky (angl. pivot table) nám umožňujú nielen sprehľadniť a sumarizovať údaje z rozsiahlych zdrojových databáz, ale tiež získavať na vybrané údaje rôzne pohľady. Kontingenčné tabuľky v Exceli používame najmä na prehľadnú vizualizáciu vzájomných vzťahov a analýzu jedného alebo viacerých znakov (porovnávanie, odhaľovanie vzťahov medzi údajmi, analýzu trendov).
Kontingenčné tabuľky v Exceli môžu mať viacero podôb – krížová, medzisúčtová, resp. kontingenčná tabuľka s agregovanými hodnotami. Podľa potreby vieme v priebehu niekoľkých sekúnd meniť ich podobu a tým aj spôsob zobrazenia požadovaných údajov. Umožňujú nám vidieť medzisúčty pre sledované parametre, percentuálne zastúpenia položiek k podskupinám alebo k celku atď.
Úvodu do problematiky vytvárania a čítania kontingečných tabuliek sa venujeme v závere kurzu Excel II., detailnejšie na kuze Excel III.
Excel je veľmi výkonný, pomerne univerzálny program. Znalosť práce s ním sa dnes považuje na početných pracovných pozíciách za tak samozrejmú ako znalosť čítania a písania… Oplatí sa tieto vedomosti mať a vedieť program používať.
Ak ste v článku nenašli to, čo ste hľadali, alebo sa chcete dozvedieť k téme viac, zvážte návštevu niektorého z našich kurzov, kde sa dozviete v priebehu jedného-dvoch dní oveľa viac ako z internetu a hlavne – môžete sa pýtať, ak niečo nie je jasné špičkových lektorov s praxou.
Aj vaša zaujímavá otázka na kurze môže prispieť ku vzniku článku ako je tento 🙂
autorom článku je: Ján Tóth
Páčil sa vám článok? Pošleme vám podobné.
Aktivujte si okamžité zasielanie noviniek a článkov – už vám od nás nikdy nič neunikne. Môžeme vás okamžite informovať o aktuálnej akcii, novinke, špeciálnej kampani či zľave alebo novom článku na našom blogu. Akonáhle sa u nás v novinkách niečo zmení alebo pridá, do pár minút vám automaticky posielame email s odkazom na novinku na našu stránku. A odhlásiť sa môžete kedykoľvek. Nič neriskujete.
