Time management v programe Outlook

Možno si tak ako aj ja poviete, že sa o práci v Outlook-u nemáte čo viac naučiť, veď ho predsa používate bežne a je vašou dennou rutinou v kancelárii. Dovoľte mi vyviesť vás z omylu tak ako mňa vyviedol lektor kurzu v jedno upršané sobotné ráno…

Zobudila som sa do daždivého rána a vybrala som sa na kurz. Cestou v električke som trochu spochybňovala toto rozhodnutie, myslela som si totiž, že v mojom zamestnaní Outlook využívam naplno a viem čo robím. Outlook som používala predovšetkým v zjednodušenej webovej verzii, lebo sa mi jednoducho zdala očistená od všetkých tých zbytočností, ktoré aj tak nikto nepoužíva. Veď predsa Outlook slúži na posielanie a prijímanie pošty a udalostí v kalendári, no nie? 

No veru… nie. Keď dostávate denne viac než 30 e-mailov, môže sa vám Time management veľmi ľahko vymknúť spod kontroly a venujete mu omnoho viac času ako samotnej práci.  Poďme sa spoločne pozrieť na pár pravidiel upratovania vo vašej virtuálnej kancelárii zvanej Outlook, ktoré vám určite pomôžu mať na „stole“ poriadok. 

A to poštu aj udalosti v kalendári. Predovšetkým, ak pracujete na viacerých projektoch zároveň, alebo komunikujete v rámci firmy s rôznymi oddeleniami či klientmi, vytvorte si podpriečinky v doručenej pošte, alebo kalendáre ku rôznym projektom. Označte si farebným štítkom čoho sa správa či stretnutie týka. Bude sa vám ľahšie organizovať a dokonca – je vedecky dokázané, že farby majú na človeka pozitívny vplyv! Kategórie štítkov sú pomenované predvolene a to podľa ich farby. To odporúčam zmeniť a štítky si premenovať podľa vlastnej potreby. A ak chcete trénovať aj pamäť, môžete si nastaviť na vybrané kategórie klávesovú skratku a ušetriť ďalších pár sekúnd navyše. 

Potrebujete riešiť priority? Označte si správy, ktorým sa potrebujete venovať niekedy neskôr, červenou vlajkou. Už sa vám nikdy nestane, že sa vám dôležitá správa niekde v čase stratí. Takto označené správy sa zobrazia v rozhraní „Úlohy“, takže presne vidíte na čom treba pracovať …a kedy, to je už na vás. Outlook ponúka prednastavené možnosti na pripomenutie buď v ten istý, alebo nasledujúci deň, tento, alebo nasledujúci týždeň, kontrolu bez dátumu, alebo nastavenie vlastného časového rozhrania.
Nezabudnite si na tie najdôležitejšie úlohy nastaviť upozornenie na presný čas. Ak prešvihnete termín, ktorý ste si nastavili, Outlook vám pošle e-mail aby sa pripomenul. Až keď je úloha z e-mailu splnená, označte ju zelenou fajkou ako „Dokončené“. Môžem vám sľúbiť, že si tento uspokojivý pocit zamilujete.

Čo tak nastaviť si podmienené formátovanie na konkrétne e-maily? Napríklad tie od vášho šéfa? Alebo tie, ktoré obsahujú konkrétne slovíčko? Kliknutím na „Zobraziť“ a „Nastavenie zobrazenie“ nájdete „Formátovanie“ a tam slušný výber nastavení a podmienok, ktoré môžu byť naozaj užitočné.  Na základe zadaných podmienok a akcií môžete nastaviť rôzne formátovanie písma a zobrazenia e-mailu. Napríklad ja si často posielam e-maily sama, namiesto písania si poznámok na papieriky. Na tieto správy som si nastavila inú farbu písma, takže hneď vidím, že sa jedná o pripomienku pre moju večne deravú hlavu 🙂 

Automatizovať, automatizovať, automatizovať! Možno by týmto spôsobom zmenil rétoriku aj súdruh Lenin, keby žil v tomto storočí.  

Nastavte si automatické pravidlá na triedenie pošty do podpriečinkov. Dostávate pravidelné reporty, alebo tzv. korporátny spam? Nastavte si nech sa vám e-maily upracú do priečinku samé. A to napríklad na základe odosielateľa, predmetu, alebo textu v tele správy. 

A mám pre vás tip navyše: 

Ak používate plnú verziu MS Office 365, pohrajte sa s programom Power Automate. Môžete si urobiť automat, ktorý vám sám tento otravný report stiahne a uloží na SharePoint, prípadne dokáže iné cool veci. Ale o tom možno neskôr, v niektorom z ďalších článkov.  

Aké je moje výsledné hodnotenie? Na kurze som sa dozvedela o tipoch a trikoch aj na 5 článkov. Hoci som dlhodobý používateľ Outlooku! Návšteva kurzu ma okrem užitočných vecičiek v programe Outlook naučila aj psychológiu ohľadom Time managementu. Vždy som bola presvedčená, že sa dostatočne vyznám v tom mojom „organizovanom chaose“, ktorý, ako som zistila, bol všetko, len nie organizovaný :-).
Začala som si e-maily kategorizovať a používať tieto fantastické pomôcky a využívať program Outlook naplno. Cítim sa v práci menej v strese a pod tlakom, keď mám v schránke poriadok. Takže rezervujte si termín v kalendári, označte kategóriou „vzdelanie“ a príďte sa presvedčiť sami.  

Záverečné zhrnutie:

+ prekvapivo veľa nových informácií aj pre skúsenejšieho užívateľa
+ lektor

– táto téma by sa dala natiahnuť aj na dva dni