Ako sa stať projektovým manažérom za 2 dni

názov kurzu:
Microsoft Project I. pre začiatočníkov
lektor:
Ing. Martin Rehák

Projektovanie pomocou MS Project

Nezamestnaný? Hľadáte si miesto?
Možno ste si všimli, že dnes na každej druhej lepšie platenej riadiacej pozícií vyžadujú znalosti projektového manažmentu. Je doba projektov, ktoré zefektívňujú priebeh realizácie operácií. Vo svete už progresívne firmy objavili nielen výhody, ale aj praktické nedostatky, ktoré projekty skrývajú. A prechádzajú od projektového manažmentu k procesnému, ba pozerajú už po ďalšej úrovni.

Projektový manažment je spôsob riadenia podnikov pomocou projektov, vrátane vytvárania podmienok pre ich realizáciu a ich vzájomnú koordináciu. Niekedy sa označuje aj ako projektové riadenie. Iná definícia ho charakterizuje ako skupinu techník pre plánovanie, navrhovanie a kontrolu pracovných úloh za účelom dosiahnutia cieľov v stanovenom čase, dodržaní rozpočtu, kvality a využití dostupných zdrojov.
Toto všetko a ešte čosi viac z teórie sme sa dozvedeli na úvod kurzu. Bolo nás sedem, žiadna dáma. Piati ľudia z praxe, ktorí si prišli doplniť a rozšíriť vedomosti, jeden mladý muž a ja s minimálnymi znalosťami…

Microsoft Project je nástroj na riadenie projektov predstavovaný ako súčasť balíka Microsoft Office.
Vznikol v rokoch 1984-85 (pre DOS), prvá verzia pre Windows sa objavila v roku 1990.
Využíva sa na podporu projektového riadenia, správy úloh, zdrojov, poskytuje informácie o aktuálnom stave projektu. Ako výstupy používa Ganttov diagram (graf), kalendáre, prehľad o peňažných tokoch, analýzy EVA, PERT atď.

Z praktického hľadiska je MS Project program na plánovanie projektov, sledovanie termínov, prideľovanie zdrojov a monitorovanie ich využívania.
Vypočítava kritickú cestu (optimálne najkratšie riešenie) a zobrazuje rôzne pohľady na projekt. Jeho výhodou je možnosť tímového plánovania a tiež synchronizácia so službou SharePoint.

V histórii mal viacero označení a tak sa môžeme stretnúť v praxi s jeho rôznymi logami.

Keď pochopíte logiku programu, zdá sa, že s ním nie je ťažké pracovať.
Je i nie je.
Tým, že každý projekt v sebe skrýva rôzne parametre, vzťahy a väzby, pri ktorých vyžaduje ich čo najprecíznejšie špecifikovanie, je samotný projekt náročný. Na úplnosti a presnosti definovania závisí jeho uskutočnenie v projektovanom čase.
To pri veľkom počte obsiahnutých prvkov (činnosti, nástroje, doby trvania, počet ľudí, kompetencie,…) vyžaduje systematičnosť a sústredenosť, aby sa na nič nezabudlo.

Vyskúšali sme si ho najprv na maličkom projekte uskutočnenia seminára, ktorý sa mal hypoteticky konať  3. septembra (projekt sa dá navrhovať od dátumu jeho predpokladaného začiatku alebo aj od konca – stanovením dátumu, ku ktorému má byť už zrealizovaný, vtedy čas na jednotlivé aktivity systém prepočítava odzadu). Skladal sa z dvoch základných pohľadov ako na obrázku – tabuľky a Ganttovho grafu. Hoci mal len 11 riadkov, lektor nám na ňom pekne ukázal možnosti, väzby, rôzne pohľady na projekt,… A ani sme sa nenazdali a bol koniec prvého dňa kurzu.

Nasledujúci deň lektor rozdelil do dvoch častí.
V priebehu dopoludnia sme spoločne pripravili pomerne rozsiahly projekt pre výstavbu malého rodinného domu. Počnúc od architekta cez stavebnú techniku, materiál, robotníkov na stavbe,… Veľmi poučné!
Na konkrétnom príklade sme videli dôležitosť detailov pre projekt, po „doplánovaní“ tiež míľniky stavby, fázy preťaženia zúčastnených osôb (a ako ich riešiť) atď.

Popoludní sme sa venovali vlastným projektom, ktoré sme si mali ideovo pripraviť na základe výzvy lektora z predchádzajúceho dňa. V tomto čase sme si na kurze mohli vyskúšať konkrétnu prípravu svojich skutočných projektov z praxe pomocou programu Microsoft Project za jeho asistencie. Tu si prišla na svoje väčšina – to boli tí, ktorí v oblasti aktívne pracujú.

Navrhovali sme 4 projekty – trojica účastníkov z jedného podniku riešila svoj projekt, dvojica kolegov z iného podniku zisťovala použiteľnosť MS Project pre ich problémy z praxe a dvaja sme robili svoje individuálne projekty.
Lektor odpovedal na veľmi konkrétne otázky, pomáhal pri hľadaní riešení problémov, s ktorými sme sa počas navrhovania stretli.
Nevýhodou bolo, že bol jeden a otázok bolo veľa – nestíhal sa venovať všetkým.

V praxi pripravuje väčšina ľudí zodpovedných za projekty svoje výstupy pomocou tabuliek v programe Excel. Umožňujú im sledovať najmä časový harmonogram, nákladovosť  a následnosť aktivít. Časť popri tom používa aj existujúce vnútrofiremné nástroje, napr. SAP.
Profíci používajú na riadenie projektov špecializované softvérové nástroje. V súčasnosti ich existuje v tejto oblasti na trhu veľké množstvo. Microsoft Project má pravdepodobne na trhu aplikácií strednej triedy medzi nimi vedúce postavenie. Mimochodom – hoci som v záhlaví použil staršie logo stále používanej v podnikoch rozšírenej verzie 2010, kurz prebiehal na aktuálnej poslednej verzii…

Pre efektívne používanie programu je žiadúce poznať najprv základné princípy riadenia projektov (vytvorenie štruktúry rozpisu práce, prepojovanie úloh, odhad trvania úloh a pod.). To všetko sme na kurze prešli a videli súvislosti, vrátane riešenia základných problémov, ktoré prax prináša.

Ak chcete alebo potrebujete pre svoje uplatnenie poznať základy problematiky projektového manažmentu a vedieť ako pracovať s MS Project, je tento kurz  presne pre vás.
Good choice!

Záverečné zhrnutie:

+ kurz ideálny pre začiatočníka
+ výborná veľmi stručná teória z oblasti
+ lektor z výrobnej praxe
– v závere málo času pri riešení individuálneho projektu