Archivár, správca registratúry - Kurzy pre archivára a správcu registratúry
Práca Archivár, správca registratúry, poradenstvo pre pracovné ponuky Archivár, správca registratúry
Tagy a kľúčové slová pre kurzy: gdpr, office, excel, word
Čo robí Archivár, správca registratúry ?
Archivár, správca registratúry je odborník zodpovedný za správu, organizáciu a uchovávanie dokumentov a záznamov. Ich hlavným cieľom je zabezpečiť, aby všetky dokumenty boli správne uložené, dostupné a ochránené pred poškodením alebo stratou. Archivár sa stará o systematické ukladanie dokumentov podľa stanovených kategórií a štandardov. Zabezpečuje tiež, aby všetky záznamy boli ľahko dohľadateľné a aby sa s nimi mohlo pracovať efektívne a bezpečne. Táto pozícia vyžaduje precíznosť, spoľahlivosť a znalosť aktuálnych predpisov a legislatívy týkajúcich sa správy dokumentov.
Hlavné pracovné povinnosti pre pracovnú pozíciu Archivár, správca registratúry
- Správa dokumentov:
- Ukladanie, triedenie a označovanie dokumentov a záznamov. Archivár sa stará o to, aby boli všetky dokumenty systematicky uložené a správne označené podľa interných pravidiel a legislatívnych požiadaviek.
- Zabezpečenie správneho uloženia a dostupnosti dokumentov. Udržiava poriadok a prehľadnosť v dokumentoch, aby boli kedykoľvek k dispozícii pre potreby firmy alebo externých subjektov.
- Organizácia a evidencia:
- Vytváranie a udržiavanie evidencie dokumentov. Archivár vedie presnú evidenciu všetkých uložených dokumentov a záznamov, aby sa zabezpečila ich ľahká dohľadateľnosť.
- Vypracovávanie a udržiavanie registratúrnych plánov. Plánuje a organizuje procesy registrácie a archivácie dokumentov v súlade s internými predpismi a legislatívou.
- Ochrana dokumentov:
- Zabezpečenie ochrany dokumentov pred poškodením, stratou alebo neoprávneným prístupom. Implementuje opatrenia na ochranu fyzických aj elektronických dokumentov, vrátane zálohovania a zabezpečenia prístupových práv.
- Implementácia opatrení na ochranu citlivých informácií. Udržiava vysoké štandardy ochrany citlivých a dôverných informácií.
- Digitalizácia dokumentov:
- Skartovanie nepotrebných dokumentov v súlade s platnými predpismi. Systematicky odstraňuje nepotrebné alebo zastarané dokumenty podľa stanovených pravidiel.
- Digitalizácia a elektronická správa dokumentov. Vykonáva digitalizáciu papierových dokumentov a zavádza elektronické systémy na ich správu, čím zlepšuje efektivitu a prístupnosť záznamov.
- Spolupráca s kolegami:
- Poskytovanie podpory zamestnancom pri vyhľadávaní a používaní dokumentov. Pomáha kolegom nájsť potrebné dokumenty a poskytuje poradenstvo v oblasti správneho zaobchádzania s dokumentmi.
- Školenie zamestnancov v oblasti správnej manipulácie a uchovávania dokumentov. Učí kolegov, ako správne ukladať, označovať a spravovať dokumenty.
- Vyhľadávanie a poskytovanie dokumentov:
- Poskytovanie prístupu k dokumentom na základe požiadaviek zamestnancov alebo externých subjektov. Zabezpečuje, aby všetci oprávnení používatelia mali prístup k potrebným dokumentom.
- Vyhľadávanie a získavanie dokumentov podľa potreby. Rýchlo a efektívne vyhľadáva dokumenty v odpovedi na interné alebo externé požiadavky.
- Dodržiavanie legislatívy:
- Zabezpečenie súladu so zákonnými požiadavkami a internými predpismi týkajúcimi sa správy dokumentov. Sleduje a implementuje aktuálne právne predpisy týkajúce sa archivácie a správy dokumentov.
- Aktuálne sledovanie zmien v legislatíve týkajúcej sa registratúry a archivácie. Neustále sa vzdeláva a prispôsobuje nové predpisy a nariadenia do praxe.
IT vedomosti, ktoré by mal vedieť a ovládať Archivár, správca registratúry
- Správa dokumentov a evidencie:
- Elektronické archivačné systémy: Znalosť softvérových nástrojov a systémov na správu elektronických dokumentov (DMS – Document Management Systems) ako napríklad M-Files, OpenText alebo SharePoint.
- Databázové systémy: Schopnosť pracovať s databázami na ukladanie a vyhľadávanie informácií o dokumentoch.
- Digitalizácia a skenovanie:
- Skenovacie zariadenia: Schopnosť používať skenery a iné zariadenia na digitalizáciu papierových dokumentov.
- OCR (Optical Character Recognition): Znalosť technológií na prevod naskenovaných obrázkov dokumentov do editovateľného textu.
- Bezpečnosť a ochrana údajov:
- Šifrovanie: Schopnosť zabezpečiť citlivé dokumenty pomocou šifrovania a iných bezpečnostných opatrení.
- Zálohovanie dát: Znalosť postupov a techník zálohovania a obnovy dát, aby sa predišlo strate informácií.
- Správa a údržba IT systémov:
- Operačné systémy: Schopnosť pracovať s rôznymi operačnými systémami, ako sú Windows, Linux a macOS.
- Softvérové aktualizácie: Schopnosť inštalovať a spravovať aktualizácie softvéru, aby sa zabezpečila bezpečnosť a funkčnosť archivačných systémov.
- Vyhľadávacie techniky:
- Full-text search: Schopnosť používať a nastavovať full-textové vyhľadávanie na rýchle a efektívne vyhľadávanie dokumentov v elektronických archívoch.
- Indexovanie dokumentov: Znalosť techník indexovania na zlepšenie dohľadateľnosti dokumentov.
Odporúčané kurzy pre pracovnú pozíciu Archivár, správca registratúry
Funkcionalitu pripravujeme, ak sa potrebujete poradiť ohľadom kurzov,
môžete nás kontaktovať. Poradenstvo, objednávky a informácie:
02 / 49 20 30 80 alebo
info@itlearning.sk
Všetky informácie uvedené na tejto stránke sú všeobecné a odporúčania
nemožno brať ako záväzné, len ako informačné. Cieľom tejto podstránky je
poradiť ohľadom pracovnej pozície pre správny výber kurzu, nie ponúkať prácu
ani pracovné pozície. Každé zameranie kurzu, ako aj konkrétnu pozíciu, o ktorú
má uchádzač záujem, je nutné si preveriť u potenciálneho zamestnávateľa, ktorý
môže mať iné požiadavky na uchádzača, ako sú napísané na tejto podstránke.
Nezodpovedáme za pravdivosť údajov a informácie môžu obsahovať chyby a nepresnosti.
Kurzy uvedené na stránke sú uvedené ako odporúčania a nemusia sa zhodovať s konkrétnou
pracovnou pozíciou.
