12x tipy a triky vo Worde – 3. časť

Potrebujete upraviť väčší dokument? Alebo neviete ako vo Worde nastaviť číslovanie od ľubovoľnej strany? Ako vo Worde spraviť obsah? Ako prečiarknuť slovo? Nastaviť riadkovanie? Ak poznáte Word aspoň z rýchlika, viete, že to, čo potrebujete, nejako napíšete. Word nie je ťažký, ale… Narazíte na moment, keď vám niečo nebude fungovať podľa predstavy. Alebo zistíte, že vám chýba efektívnosť, pretože nepoznáte dostatočne zákutia Wordu. Spoľahnete sa na Google. A nájdete tento článok 🙂
Ok, posledná časť nášho mini-seriál „12x tipy a triky vo Worde“ je práve na to.

V trojdielnom seriáli o Worde prinášame najzaujímavejšie známe i menej známe postupy, s ktorými sa stretnete pri práci v tomto textovom programe. Bežne nie sú v osnove našich kurzov, alebo s nimi pracujeme len v obmedzenom rozsahu. Je to akýsi doplnok k obsahu kurzu u nás. Toto je posledná časť seriálu.

9. Ako nastaviť vo Worde číslovanie strán

Keď píšete jedno- alebo dvojstranový dokument, číslovanie strán spravidla nepotrebujete. Možno ani pri trojstranovom. Viac stránkové dokumenty a rozsiahlejšie práce si to už vyžadujú. A je jedno, či je to seminárna práca v rozsahu 12 strán, alebo bakalárka, záverečná správa k projektu, výskumu, diplomovka na 70 strán, alebo čosi podobne rozsiahle.

V praxi môže nastať viacero prípadov číslovania strán.
Z pohľadu umiestnenie môže byť číslo strany totiž v hlavičke, päte, alebo na inom mieste strany.
Z pohľadu číslovania – bez ohľadu na umiestnenie – môže dokument začínať stranou s číslom 1, ale tiež stranami bez číslovania (titulka, obsah) a číslovanie stránok začne neskôr. To sa nazýva tzv. odložené číslovanie strán, napr. číslo 3 bude na tretej strane prvé viditeľné číslo strany. Môže tiež nastať prípad, keď chceme číslovanie strán začať neskôr úplne od začiatku číslom jedna, prípadne začať jednotkou číslovanie v rámci každej novej kapitoly alebo časti… Pozrime sa na najčastejšie prípady z nich.

* jednoduché číslovanie strán

Nástroj na číslovanie strán budeme hľadať na karte Vložiť, pomocou neho budeme do dokumentu vkladať (aktivovať) číslovanie strán. Nachádza sa vpravo na paneli Hlavička a päta. Môžeme ho nájsť tiež vľavo na špeciálnej karte Nástroje hlavičiek a piat, ktorá sa objaví hore v menu po dvojkliku do oblasti hlavičky alebo päty. Prípadne ju môžeme aktivovať nástrojom Hlavička alebo nástrojom Päta (tiež sú na karte Vložiť).

Nástrojom Číslo strany „zapíname“ číslovanie strán. Používame ho vždy, keď majú byť viditeľné čísla na stranách. Teda aj vtedy, keď sa číslovanie strán má prejaviť od prvej strany po poslednú, a tiež vtedy, keď sú síce strany číslované v poradí od začiatku, ale na prvej strane číslo 1 nevidno. A tiež v špeciálnych prípadoch, ktoré sú popísané ďalej.

* číslovanie strán netradične

Chcete, aby na prvej strane nebolo číslo strany viditeľné? Otvoríme dvojklikom hlavičku alebo pätu a viditeľnosť čísla strany vypneme na špeciálnej karte pre hlavičky a päty zakliknutím „Iné na prvej strane“. Mimochodom – voľbu Iné na prvej strane môžeme použiť pre prvú stranu ľubovoľnej sekcie (o sekciách ďalej), nielen pre prvú stranu celého dokumentu.
Iný zvláštny prípad je, ak sa má číslovanie začať od čísla 1 až na druhej strane. Vtedy prejdeme na kartu Vložiť > Číslo strany > Formátovať čísla strán a nastavíme položku Začať od (v časti Číslovanie strán) na 0 namiesto 1.

* číslovanie strán od ľubovoľnej strany

Vytvorenie nového číslovania v rámci dokumentu (napríklad samostatne pre každú kapitolu, alebo od ľubovoľného miesta nové), nie je jednoduché na jeden klik. Vo Worde vyžaduje číslovanie strán od ľubovoľného miesta postupnosť troch krokov – vytvorenie sekcií, nastavenie (ne)prepojenosti týchto sekcií, a vytvorenie samotného číslovania.

1. Na karte Rozloženie vytvoríme na konci predpokladanej prvej sekcie novú sekciu nástrojom Zlomy > Nasledujúca strana (alebo Priebežne podľa umiestnenia). Nastavenia v rámci novej sekcie budú platiť do začiatku nasledujúcej sekcie. V prípade, že ďalšiu sekciu nevytvoríme, platia do konca dokumentu.
2. Na špeciálnej karte Hlavičky a päty sa nastavuje v časti Navigácia prepojenie sekcií začiarknutím Prepojiť s predchádzajúcou. My potrebujeme ne-prepojenie, preto – ak je kurzor za značkou sekcie – zrušíme začiarknutie políčka Prepojiť s predchádzajúcou. Tým nasledujúca sekcia získa nezávislosť na nastaveniach predchádzajúcej sekcie. Ak je políčko náhodou neaktívne, skontrolujeme, či sme vytvorili zlom sekcie a kde sa nachádza kurzor – má byť za značkou sekcie (v prvej sekcii nie je možné nastavenie prepojenia s predchádzajúcou sekciou, pretože predchádzajúca neexistuje).
3. a) Nastavíme kurzor do prvej sekcie, vyberieme položku Číslo strany a vyberieme z ponuky polohu a štýl zobrazenia. V prípade, že nechceme číslo na prvej strane sekcie, začiarkneme na špeciálnej karte políčko Iné na prvej strane. Takto sme nastavili číslovanie prvej sekcie.
   b) Premiestnime kurzor do nasledujúcej sekcie a opäť použijeme nástroj Číslo strany. Ak chceme nastaviť formát číslovania alebo začiatočné číslo, použijeme nástroj Číslo strany > Formátovať čísla strán a podľa potreby nastavíme číslovanie. Vo vyskakovacom okne v časti Číslovanie strán vyberieme možnosť Začať od a zadáme číslo, ktorým má ďalšia sekcia začínať. Môžeme tak napríklad nastaviť úplne nové číslovanie od začiatku sekcie.

Úpravy ukončíme na špeciálnej karte vpravo červeným krížikom Zavrieť hlavičku a pätu, alebo dvojklikom do dokumentu na ľubovoľné miesto mimo oblasti hlavičky alebo päty.
Tému číslovania strán od ľubovoľnej strany podľa potreby, nastavenie číslovania pre párne a nepárne strany a iné užitočné veci preberáme na kurze Word III pre pokročilých.

10. Ako nastaviť riadkovanie či prečiarknuť slovo

Vo Worde existujú v zásade dve skupiny formátovania. Formátovanie písma a formátovanie odseku.
Potrebujete upraviť jeden znak, slovo, vetu, alebo blok textu? Stačí znak, slovo, vetu, alebo blok textu označiť (viď predchádzajúci tip č. 6) a použiť vhodný nástroj z panela Písmo (karta Domov). Takže ak chceme slovo, vetu, alebo časť textu prečiarknuť, označíme ju a hľadáme nástroj na paneli Písmo. Nájdeme ho ako prečiarknuté písmená abc v takejto podobe abc. Potrebujeme dvojité prečiarknutie? To na paneli Písmo nenájdeme. Je však nastaviteľné v okienku, ktoré sa otvorí po výbere v kontextovom menu (klik pravým tlačidlom myši do označenej oblasti textu, ktorý chceme prečiarknuť a následne voľba Písmo, zaškrtnutie Dvojito prečiarknuté).

Chcete čosi upraviť v odseku? Riadkovanie? Nastavenie riadkovania vo Worde sa vzťahuje vždy na celý odsek, v ktorom sa nachádzal aktuálne kurzor pred aktivovaním nástroja na nastavenie riadkovania. Tento nástroj budeme hľadať na paneli Odsek (karta Domov). Je tam, približne v strede s protichodnými šípkami smerom nahor a nadol.
Ak však chceme nastaviť riadkovanie pre celý dokument, klávesovou skratkou Ctrl+A označíme celý dokument a vyberieme riadkovanie, ktoré v dokumente potrebujeme. To nevylučuje dodatočné použitie iného nastavenia riadkovania pre niektorý vybraný odsek, resp. odseky. Stačí ich následne označiť a vybrať vhodné nastavenie riadkovania. Presné nastavenie riadkovania však v bežnej ponuke nástroja nenájdeme. Je nastaviteľné v okienku, ktoré sa otvorí po otvorení kontextového menu (klik pravým tlačidlom myši do odseku, alebo označenej oblasti textu, na ktorú sa má riadkovanie vzťahovať a následne voľba Odsek, v políčku Riadkovanie výber Presne a presná voľba riadkovania v políčku Výška).
Detail obrázka vidno po kliknutí naň vo vyskakovacom okne.

Mimochodom – tieto a ďalšie veľmi užitočné veci pre efektívne využívanie Wordu zvládnete v IT Learningu už za dva dni na kurze Word I pre začiatočníkov 🙂

11. Ako vo Worde spraviť obsah

Obsah vo Worde vieme vytvoriť viacerými spôsobmi. Samozrejme, môžeme ho vytvoriť ručne, avšak v prípade akejkoľvek zmeny (prehodením poradia kapitol, pridaním strán alebo premenovaním nadpisu) musíme upravovať aj obsah. Čo môže byť pri viacerých opravách zmätočné. Word však umožňuje aj automatickú tvorbu obsahu. Za istých predpokladov…

Predpoklady na vytvorenie obsahu

Ak chceme spraviť vo Worde obsah, predovšetkým potrebujeme mať časti textu, z ktorých obsah práce pozostáva, formátované pomocou štýlov. V prípade, že neviete, čo je štýl a ako ho používať, mrknite na tip č. 8, alebo sa prihláste sa na kurzy Wordu v IT Learningu. Štýlovanie výrazne pomáha nielen pri tvorbe obsahu, ale pri automatizácii viacerých úkonov v rozsiahlych dokumentoch. Najmä ak s Wordom budete pracovať, alebo už pracujete na dennej či takmer dennej báze, je znalosť tejto časti Wordu neoceniteľná. Aby sa nadpis pridal do obsahu, zvolíme jeho naformátovanie pomocou štýlov Nadpis 1 až 9. Nepoužívame vlastné štýly, pretože pri nich automaticky tvorený obsah nevznikne. Experti na Word dokážu síce aj to, ale detailné nastavenie vlastných štýlov je už mimo rozsahu tohto článku. V prípade potreby zmeny vzhľadu je pre bežného používateľa jednoduchšie len upraviť preddefinované štýly Nadpis 1 až 9 (viď tip 8).

Automatický obsah

Word vytvorí obsah automaticky na pozícii, kde sa aktuálne nachádza kurzor. Takže vytvoreniu obsahu predchádza krok, ktorým – ak chceme mať obsah na samostatnej strane – vytvoríme čistú stranu a na jej začiatok postavíme kurzor. Čistú stranu môžeme vložiť na začiatku ktorjekoľvek strany nástrojom Prázdna strana (karta Vložiť), alebo klávesovou skratkou Ctrl+Enter. Umiestnime kurzor na jej začiatku a na karte Referencie vyhľadáme vľavo nástroj Obsah. Po jeho rozkliknutí zvolíme napríklad Automatický obsah 1. Vytvorenie obsahu prebehne automaticky z nadpisov a podnadpisov, ktoré sme naformátovali preddefinovanými štýlmi, vrátane číslovania.

Vzhľadom na to, že aktualizácia obsahu sa nevykonáva pri zmenách v dokumente automaticky, obsah je potrebné aktualizovať manuálne nástrojom Aktualizovať obsah. Nájdeme ho na karte Referencie v paneli Obsah, alebo v záhlaví samotného obsahu po kliknutí na jeho ľubovoľný riadok.

Občas nám však vygenerovaný vzhľad obsahu nevyhovuje. Úpravu zobrazenia môžeme vykonať na karte Referencie opäť nástrojom Obsah. Po jeho rozkliknutí vyberieme z ponuky Vlastný zoznam a v nasledujúcom okne urobíme potrebné nastavenia a zmeny.

Ako vo Worde vytvoriť obsah sa dozviete aj s podrobným komentárom a ďalšími fintičkami u nás na kurze Word II – pre mierne pokročilých.

Číslovanie v obsahu

V rozsiahlych dokumentoch potrebujeme spravidla číslovať nielen strany, ale aj nadpisy. Automatické číslovanie nadpisov spravíme cez nástroj Viacúrovňový  zoznam, v ktorom vyberieme špeciálny typ zoznamu naviazaný na štýly Nadpis (obrázok vľavo). Po výbere zvoleného štýlu z Knižnice zoznamov sa všetky nadpisy formátované štýlmi Nadpis 1 až 9 automaticky hierarchicky očíslujú.

12. Ako vložiť do Wordu zaškrtávacie políčko

Checkbox, ktorý nazývame po slovensky aj zaškrtávacie políčko, sa používa najmä vo formulároch pri výbere z viacerých možností, prípadne na odsúhlasenie podmienky alebo informácie. Môžeme ho vložiť do Wordu tromi spôsobmi. Prvé dva spôsoby je vhodné použiť, ak bude wordovský dokument slúžiť v tlačenej podobe. Štvorček – checkbox vtedy označuje vyplňujúcemu miesto, kde má spraviť ceruzkou alebo perom značku – odfajknúť alebo zakrížikovať. Tretí spôsob používame pri elektronickom vypĺňaní formulárov, keď checkbox zmení na monitore a v uloženom dokumente svoju podobu.

Prvý spôsob je jednoduchý – na miesto, kde má byť zaškrtávacie políčko, vložíme znak štvorčeka. Ten sa nenachádza v bežnej znakovej sade písma, preto sa musíme vo Worde najprv prepnúť do znakovej sady Wingdings, kde ho nájdeme (tip – na slovenskej klávesnici postupnostná skratka Alt, d, p, í, napísať „Wing“ – objaví sa Wingdings, Enter). Aby sme nemuseli symbol štvorčeka z tabuľky prácne kopírovať, použijeme po zmene nastavenia typu písma ďalšiu skratku Alt+111 (funguje na numerickej klávesnici). Na mieste kurzora sa objaví štvorček.

Druhým spôsobom vytvárame zaškrtávacie políčka tak, že napíšeme všetky ponúkané možnosti do samostatných odsekov, označíme ich a použijeme nástroj Odrážky. Pomocou neho vytvoríme zoznam s odrážkami v tvare štvorčekov. Vzhľadom na to, že bežná ponuka nástroja neobsahuje symbol štvorčeka, vyberieme v rozbaľovacej ponuke poslednú položku Definovať novú odrážku a vo vyskakovacom okienku zvolíme Symbol (skratka Alt, d, ž, d, m). Podobne ako v predchádzajúcom prípade vyberieme v políčku Písmo typ Wingdings, kód znaku 111 a potvrdíme 2x OK. Vznikne zoznam so zaškrtávacími políčkami, polohu ktorých vieme dodatočne upraviť pomocou zarážok podľa potreby.

Tretí spôsob – zložitejší – používame v prípadoch, keď formulár so zaškrtávacími políčkami vypĺňa adresát elektronicky a zaškrtávacie políčko formulára má zmeniť po zaškrtnutí svoju podobu. V takomto prípade budeme potrebovať aktivovať kartu Vývojár. Spôsobov jej aktivovania je viacero, uvediem tip – klávesovú postupnostnú skratku Alt, s, m, p. Následne v poli Hlavné karty odfajkneme Vývojár a potvrdíme OK.
Na karte Vývojár sa nachádza na paneli Ovládacie prvky aj ovládací prvok obsahu pre začiarkavacie políčko. Jeho použitím sa na mieste kurzora v dokumente objaví checkbox s dvojpolohovou funkciou – pri vypĺňaní formuláru vo Worde je možné ho opätovne označiť a tiež odznačiť. Mimochodom, je možné nastaviť checkbox pomocou makra aj tak, aby sa po kliknutí naň zobrazili ďalšie možnosti výberu a pod.

Funkcionalita zaškrtávacieho políčka sa neprenáša po uložení do formátu .pdf.

Záver

Zaujali vás tieto tipy? Skúsili ste ich vo svojom Worde a nefungovali? Nuž, nemusia fungovať vo všetkých verziách Wordu, prípadne sa môžu mierne líšiť podľa verzie Wordu, jazykového nastavenia, operačného systému atď. V slovenských verziách počnúc verziou 2013 by mali všetky uvedené tipy fungovať. Hoci možno… ste len neklikli úplne správne.

V prípade, že sa chcete naučiť nielen tieto triky naozaj používať v praxi, rozumieť Wordu, alebo sa potrebujete rýchlo naučiť Word používať efektívne, dá sa – za dva dni. Kurz Word I – pre začiatočníkov je presne na to. Skúsený lektor ukáže a precvičí s vami ako efektívne  pracovať s Wordom. Okrem štruktúry a rozloženia nástrojov preberáme tiež ako efektívne označovať text, prácu s odsekmi, formátovanie písma odsekov,… Skratky a finty z „jednotky“ ušetria zdĺhavé hľadanie ako na to, predídu otázkam, prečo sa odsek nespráva ako má a pod. Aj vďaka nim začnete rozumieť Wordu a stane sa vašim efektívnym pomocníkom.